Saat ini informasi merupakan salah satu komoditas paling berharga dan memiliki kemampuan untuk menyebar dengan cepat. Salah satu instrumen penyebaran informasi dengan cepat dan masif adalah “press release”. Instrumen ini telah menjadi bagian penting dalam upaya pemasaran dan komunikasi. Namun, apakah kamu benar-benar memahami kekuatan dan potensi dari sebuah press release?
Kali ini, kita akan berfokus membahas mengenai konsep press release, serta memberikan wawasan mendalam tentang peran dan pentingnya alat ini dalam dunia komunikasi modern. Dengan memahami prinsip-prinsip dasar dan praktik terbaik dalam penulisan dan distribusi press release, kamu akan dapat meningkatkan visibilitas, membangun citra yang kuat pada sebuah brand atau campaign. Yuk baca terus artikel berikut hingga tuntas!
Baca Juga: Memahami Peran Vital Stakeholders dalam Dunia Public Relations
Apa itu Press Release?
Press release, sering disebut juga sebagai rilis pers atau rilis media merupakan sebuah elemen penting dalam dunia komunikasi dan public relations. Dalam praktiknya, instrumen ini adalah sebuah pernyataan tertulis yang dirancang khusus untuk disebarkan kepada berbagai media, termasuk media cetak, media online, dan juga sosial media, dengan tujuan utama memberikan informasi yang terukur dan tentang berita atau peristiwa tertentu.
Organisasi menggunakan alat komunikasi yang kuat ini sebagai sarana yang digunakan untuk menyebarkan informasi penting kepada publik secara luas. Hal ini berupa pengumuman resmi, mengkomunikasikan prestasi, menyampaikan perubahan strategis, atau memperkenalkan produk atau layanan baru.
Press release adalah jembatan yang menghubungkan narasumber dengan audiens yang luas, memfasilitasi penyebaran berita dan pesan krusial dalam ranah yang cepat berubah dan beragam. Dengan penggunaan teknologi dan internet yang semakin berkembang, instrumen ini telah mengalami evolusi signifikan. Saat ini, dokumen-dokumen ini tidak hanya ditujukan untuk media tradisional, tetapi juga dapat dengan mudah diakses oleh publik melalui situs web, portal berita online, dan saluran media sosial.
Apa Tujuan Dibuatnya Press Release?
1. Meningkatkan Visibilitas dan Citra
Instrumen ini bertujuan untuk meningkatkan visibilitas perusahaan atau lembaga di mata publik. Dengan menyebarluaskan berita dan informasi yang relevan, press release membantu membangun citra positif dan meningkatkan pemahaman tentang organisasi tersebut.
2. Penyedia Informasi yang Terpercaya
Instrumen ini membantu menciptakan kesan sebagai penyedia informasi yang terpercaya. Ini penting dalam dunia bisnis dan hubungan masyarakat, di mana kepercayaan publik dapat mempengaruhi kesuksesan perusahaan. Dengan begitu, instrumen ini memberikan informasi yang akurat dan relevan tentang berita atau peristiwa yang terkait dengan perusahaan atau organisasi.
3. Mendorong Cakupan Media
Selain itu, instrumen ini juga dapat mendorong cakupan media tentang topik yang diangkat untuk meningkatkan visibilitas dan kesadaran publik. Pernyataan tersebut juga memiliki tujuan untuk mendorong perusahaan atau lembaga lain yang belum memanfaatkan instrumen ini untuk mulai melakukannya. Ini disebabkan oleh pengenalan pentingnya alat ini dalam membangun reputasi dan visibilitas.
Siapa yang Membuat Press Release?
Press release biasanya dibuat oleh bagian tim Public Relations (PR) atau komunikasi di perusahaan, organisasi, atau lembaga pemerintah. Tim PR bertanggung jawab untuk merancang, menulis, dan mendistribusikan press release dan monitoringnya .
Jenis-Jenis Press Release
1. Press Release Berita
Jenis instrumen ini digunakan untuk memberikan berita aktual yang mungkin berdampak signifikan pada perusahaan atau organisasi. Contoh penggunaan instrumen ini mencakup peluncuran produk baru, pengumuman hasil keuangan, perkembangan bisnis penting, atau peristiwa yang relevan. Press release berita bertujuan untuk menyampaikan informasi penting secara cepat dan efektif kepada media dan publik.
2. Press Release Acara
Press release digunakan untuk mengumumkan dan mempromosikan acara tertentu, seperti konferensi pers, seminar, pameran, atau even khusus lainnya. Ini memberikan informasi rinci tentang tanggal, lokasi, tema, dan pembicara yang akan hadir, dengan tujuan meningkatkan partisipasi dan minat dari pihak yang berpotensi hadir dalam acara tersebut.
3. Press Release Kemitraan
Jenis instrumen ini fokus pada pengumuman kerjasama atau kemitraan yang signifikan antara dua atau lebih entitas, baik itu perusahaan, organisasi, atau individu. Tujuannya adalah untuk menjelaskan aspek-aspek penting dari kemitraan tersebut, seperti tujuan bersama, manfaat, dan bagaimana hal tersebut akan berdampak pada pihak-pihak yang terlibat.
4. Press Release Penghargaan
Press release penghargaan digunakan untuk memberitahu publik tentang pengakuan atau penghargaan yang telah diterima oleh perusahaan atau individu. Ini mencakup penghargaan industri, pengakuan dalam bidang khusus, atau prestasi yang patut dicatat. Tujuan dari jenis press release ini adalah untuk memperkuat citra dan reputasi penerima penghargaan, serta berbagi prestasi mereka dengan publik.
Bagaimana Cara Menulis Press Release?
Menulis sebuah press release yang efektif adalah suatu seni yang memerlukan perhatian terhadap detail dan pemahaman tentang bagaimana pesan akan diterima oleh media dan publik. Terdapat beberapa pedoman yang bisa dijadikan acuan untuk menulis instrumen ini. Dengan mengikuti pedoman ini, kamu dapat meningkatkan peluang untuk diterbitkan dan dipahami oleh target audiens yang dituju.
1. Patuhi Struktur Standar Press Release
Pertama-tama, penting untuk mengikuti struktur standar press release yang mencakup elemen-elemen kunci seperti judul yang mencolok, tanggal rilis, dan badan teks yang memuat informasi terkait. Pastikan bahasa yang Anda gunakan jelas, ringkas, dan informatif, serta hindari penggunaan istilah teknis yang sulit dipahami.
2. Sertakan Kutipan dari Narasumber Terkait
Selain itu, untuk menambah kredibilitas dan daya tarik press release Anda, sertakan kutipan yang kuat dari narasumber terkait. Kutipan ini harus memberikan perspektif yang menarik dan mendalam terkait dengan berita atau peristiwa yang diumumkan dalam press release.
3. Cantumkan Kontak yang Dapat Dihubungi
Terakhir, pastikan untuk menyediakan kontak media yang mudah dijangkau, termasuk nama, nomor telepon, dan alamat email yang dapat dihubungi oleh wartawan atau pihak media yang ingin mendapatkan informasi tambahan atau wawancara.
Struktur Press Release
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya mengenai struktur press release, penting untuk mengenal dan memahami strukturnya agar lebih mudah ketika membuat instrumen ini. Simak struktur-struktur Press Release seperti berikut:
1. Judul (Headline)
Hal pertama yang harus diperhatikan ketika menulis Press Release adalah judulnya. Judul perlu menarik perhatian pembaca agar mereka tertarik untuk membaca lebih lanjut. Selain itu, judul harus mampu mencerminkan konten yang terdapat di dalamnya. Penggunaan kalimat aktif dalam judul akan membantu pembaca memahami pesan atau tujuan informasi yang disampaikan oleh perusahaan atau lembaga.
2. Lead (Teras)
Setelah judul, komponen yang penting untuk diperhatikan adalah lead atau teras. Lead dalam Press Release berfungsi sebagai bagian pembuka berita yang memberikan gambaran singkat tentang informasi yang akan disampaikan. Oleh karena itu, biasanya, lead ditempatkan di bagian paling atas dan sebagai kalimat pertama dalam berita. Saat menulis lead, gunakan subjek yang mencakup unsur 5W+1H dan sampaikan informasi secara singkat, jelas, dan padat.
3. Isi (Body)
Dalam membuat artikel press release metode piramida terbalik sangat efektif dalam merancang isi dari sebuah artikel. Pendekatan ini menempatkan informasi paling penting di bagian atas atau awal berita. Informasi lebih umum ditempatkan di bawahnya, diikuti oleh informasi yang lebih rinci. Penempatan informasi penting di awal bertujuan untuk menarik perhatian pembaca segera.
Ketika membuat Press Release, penting untuk memperhatikan aspek-aspek tambahan seperti waktu penyebaran, tanggal pembuatan, menyertakan informasi kontak perusahaan atau lembaga di bagian akhir, penggunaan unsur 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How), dan hindari penggunaan istilah khusus yang mungkin sulit dimengerti oleh pembaca umum. Dengan memahami struktur dan prinsip-prinsip dasar ini, kamu dapat menghasilkan Press Release yang efektif dan mudah dipahami oleh target audiens.
Baca Juga: Tertarik Masuk Jurusan Public Relations? Berikut Alasan dan Peluang Karir yang Menarik!
Kesimpulan
Press release adalah instrumen penting dalam public relations untuk menginformasikan, mempromosikan, dan membangun reputasi organisasi. Selain itu, di dalam dunia public relations, kamu dapat memperdalam pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi.
Karir di bidang PR membuka peluang besar untuk berkontribusi dalam membangun citra positif bagi perusahaan dan organisasi. Jika kamu ingin mengejar karir di dunia public relations dan menjadi seorang spesialis dalam pembuatan press release yang efektif, pertimbangkan untuk mengambil jurusan Public Relations di London School of Public Relations (LSPR) Institute of Communication & Business.
Pilihan ini adalah langkah awal yang baik untuk memahami seluk-beluk industri PR dan mempersiapkan dirimu untuk pekerjaan yang menarik dalam bidang komunikasi dan Public Relations.
